工程资料文件管理是指 对工程文件资料进行系统化的收集、整理、保存、维护和利用的工作。这包括工程文件资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等相关工作。工程资料是工程项目实施的基础和依据，对项目的管理、技术、质量和资金等方面起着举足轻重的作用。合理的工程文件资料管理可以提高工程项目管理的效率和质量，避免出现不必要的纠纷和损失。

工程资料管理的内容主要包括以下几个方面：

工程资料分类：

工程资料可分为五大类，包括工程准备阶段文件、监理资料、施工资料、竣工图和工程竣工文件。其中，工程准备阶段文件又可分为六类，如决策立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、招投标及合同文件、开工文件、商务文件等。

工程资料填写、编制、审核及审批：

确保资料的准确性和合规性，明确各级责任，确保资料的完整性和可追溯性。

工程资料编号：

对工程资料进行统一编号，便于管理和检索。

工程资料收集、整理与组卷：

将相关资料按照一定的顺序和格式进行整理，形成完整的卷宗，便于归档和查阅。

工程资料移交与归档：

在项目竣工后，将工程资料移交给相关部门进行归档，确保资料的长期保存和合理利用。

工程备案：

负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标（包括质量资料审查记录、单位工程综合验收记录）作备案处理。

工程资料管理的特点包括：

综合性：涉及工程项目的各个方面，包括技术、质量、进度、资金等。

系统性：要求对资料进行系统化、规范化的管理，确保资料的完整性、准确性和一致性。

多元化：管理方法多样，包括纸质文档、电子文档、声像资料等。

协作性：需要相关单位或部门之间的密切配合与协作。

制定工程项目文件资料的管理制度时，应遵循以下步骤和原则：

明确管理职责：

设立专职部门和人员负责文件资料的管理，确保资料的完整性和可追溯性。

规定资料的收集范围：

包括设计文件、施工图纸、合同、协议、会议记录、工程联系单、变更指令、检查和测试报告等。

制定资料的填写、审核和批准程序：

确保资料的准确性和合规性。

规定资料的归档和保管方法：

包括电子文档和纸质文档的归档方法，以及保管条件和保管期限。

通过有效的工程资料文件管理，可以确保工程项目的顺利进行，提高项目管理水平，保障工程质量和安全，并为后续的工程维护和管理提供重要依据。