委婉拒绝工程文件时，应当注意表达清晰、礼貌，同时尽量提供合理的解释或替代方案。以下是一些建议：

表达感谢

首先，对对方的邀请或请求表示感谢，这可以缓和拒绝带来的负面情绪。

明确立场和原则

清晰地说明自己无法承担工程文件的原因，比如时间、能力、资源等方面的限制。

提供替代方案

如果可能，提出一些替代的建议或方案，以显示你仍然愿意协助对方解决问题。

保持礼貌和尊重

在整个沟通过程中，保持礼貌和尊重，避免使用过于直接或冒犯性的语言。

审慎选择措辞

避免使用过于复杂或模糊的措辞，确保你的拒绝是明确且易于理解的。

考虑对方的感受

尽量站在对方的角度思考，理解他们的需求和期望，以便更好地沟通。

尊敬的[对方姓名或团队名称]，

首先，我想对您给予的机会表示衷心的感谢。我们非常欣赏[对方组织或公司]的工作，并对您对我们公司的信任表示诚挚的感谢。

然而，经过仔细的评估和考虑，我们不得不遗憾地通知您，由于[具体原因，如资源限制、时间冲突、业务重心调整等]，我们无法承担此次工程文件的编写工作。

我们理解这可能会给您的项目带来不便，为此我们深感抱歉。如果可能的话，我们愿意提供其他形式的协助，例如推荐其他合适的资源或提供咨询支持，以确保您的项目能够顺利进行。

再次感谢您的理解和支持，我们期待未来有机会与您合作。

此致

敬礼!

[您的名字]

[您的职位]

[您的公司名称]

通过这种方式，你既表达了对对方的尊重和感激，又明确了自己的立场，并提供了解决方案，有助于维护良好的工作关系。